Có hai loại văn bản hành chính chủ yếu là: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên và quy định quy phạm của cơ quan đó nhằm giải quyết công việc cụ thể. Nó bao gồm các quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt như: quyết định nâng lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,… 

văn bản cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức

Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường hay văn bản chỉ đạo điều hành bao gồm những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. 

Về cơ bản, văn bản này chủ yếu gồm hai loại chính:

• Công văn (hay văn bản không có tên loại) dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Ở đầu của văn bản này không thể hiện tên loại văn bản. Ví dụ: Công văn góp ý, công văn đề nghị, công văn yêu cầu...
• Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi như thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).